Uusien nettisivujen myötä esittelemme myös Gappsin Advisory Boardin, joka on toiminut yrityksen taustalla jo jonkin aikaa. Advisory Board vahvistaa erityisesti yhtiön strategista osaamista IT-kentässä. Tervetuloa mukaan, Ilkka ja Juhani!
Lue lisää Advisory Boardin henkilöistä nettisivjen Yritys-osiosta.
Pidin tänään Google Apps -aiheisen alustuksen Etelä-Saimaan tietojenkäsittely-yhdistyksen kevätkokouksessa. Kokousväki oli reippaan 200 kilometrin päässä Lappeenrannassa, joten Google Hangout tuli tarpeeseen. Homma sujui etänäkin mallikkaasti – kiitos kaikille osallistujille!
Lisäterveisinä vielä Googlen The Story of Send, joka kertoo sähköpostiviestin matkasta maailmalla ja sivuaa päivän aihetta.
–Vesa
Cloud Alliance julkaisi ensimmäisen Google Apps benchmark-raporttinsa. Raportin tavoitteena oli ymmärtää mitä trendejä Google Appsien ja Google Apps Marketplacen käyttöön liittyy. Kysely lähetettiin sähköpostilla 50 000 Google Apps administraattorille vuoden 2012 alussa. Suurin osa vastaajista (44%) oli Pohjois-Amerikasta ja 29% Euroopasta. Taportin voi ladata kokonaisuudessaan täältä. Alhaalla myöskin liitettynä Cloud Alliancen tuottama infograafi tuloksista.
Mielenkiintoisia tuloksia oli esimerkiksi se, ettei Google Appsien hinta ole niin tärkeässä roolissa kuin sen luullaan yleisesti olevan. Tärkeimmäksi ajuriksi yrityksille Google Appsien valinnassa on yhteistyöskentely. Suurimmat kysymykset ja Appsihin siirtymistä hidastavat tekijät liittyvät tietoturvaan ja yksityisyyteen.
Yhteenvetona Google Appsien käyttäjät ovat suurimmaksi osaksi pieniä yrityksiä ja teknologiayrityksiä. Vastanneista 89 % ilmoitti olevansa tyytyväisiä Google Appseihin.
Pitkään huhuttu Google Drive -palvelu on nyt julkaistu. Tässä lyhyesti faktat uudesta Google Drive -palvelusta:
1. Mikä on Google Drive?
Google Drive on tiedostojen tallennuspalvelu Internetissä. Kaikki palveluun tallentamasi tiedostot ovat helposti avattavissa miltä tahansa päätelaitteelta, tietokoneelta, matkapuhelimelta tai tabletilta. Palvelu mahdollistaa sekä tiedostojen tallentamisen, muokkaamisen että niiden jakamisen ystävien tai työkavereiden kesken.
2. Helppo tiedostojen tallentaminen ja jakaminen
Kun Google Drive asennetaan tietokoneeseen tai älypuhelimeen, se luo paikallisen kansion johon kaikki Google Driveen tallennettu tieto synkronoituu automaattisesti. Sama tapahtuu myös päinvastoin. Paikallisesti tallentamasi tiedostot omaan Drive-kansioon synkronoituvat auttomaattimesti myös nettikäyttöliittymään. Näin tiedostot ovat turvassa sekä omalla koneellasi että Googlen suojatussa palvelinkeskuksessa.
3. Peräti 5 gigaa maksutonta tallennustilaa
Google tarjoaa kaikille Google Drive -käyttäjille viisi gigatavua maksutonta tallennustilaa tiedostojen tallentamiseen. Tallenustilaa on mahdollisuus ostaa halutessan lisää aina 16 teratavuun asti.
Palvelu on saatavissa sekä Googlen kuluttajaversioon että organisaatioille tarkoitettuun Google Apps for Business -versioon.
Googlen uusin palvelu Google Drive on vihdoin julkaistu. Alla on viiden kohdan kova lista tärkeimmistä ominaisuuksista – olkaa hyvä!
1. Käyttäjä omistaa kaiken Google Driveen tallennetun datan
Maailmalla on liikkunut heti sensaatiomaisia uutisia, joissa käyttäjät ja toimittajat ovat tulkinneet Googlen käyttöehtoja Google Driveen liittyen. Useimmat tarttuvat kohtaan, jossa mainitaan että Googlella on oikeus mm. käsitellä ja muokata tietoa, joka on tallennettu palveluun – jotkut sanovat jopa, että Google omistaisi kaiken palveluun tallennetun datan. Tämä ei pidä paikkaansa. Googlen käyttöehdoissa sanotaan näin:
“Sinulla on mahdollisuus lähettää sisältöä joihinkin Palveluihin. Säilytät mahdolliset sisältöä koskevat immateriaalioikeudet itselläsi eli sisällön lähettäminen ei perusta immateriaalioikeuksien siirtymistä.” Koukeroinen ilmaisu on jämptimpi englanniksi: “In short, what belongs to you stays yours.”
Mistä kohu sitten johtuu?
Lähtökohtaisesti kohuotsikoissa on kyse tahattomasta tai tahallisesta väärinymmärryksestä. Pilvipalvelujen toimintaperiaatteeseen kuuluu, että tietoja voidaan joutua siirtämään palvelimelta toiselle, jolloin käytännössä palveluntarjoajalla pitää olla oikeus kopioida ja käsitellä dataa. Jos käyttöehdot lukee huolella, ymmärtää että tiedot ovat täysin turvassa.
Google Apps for Business -lisenssien haltijat, kuten kaikki Gapps Oy:n asiakkaat, ovat aina omistaneet ja tulevat aina omistamaan kaiken Googlen palveluihin tallentamansa datan. Yritys- ja yhteisökäyttäjiä koskevat myös useat muut edut, jotka tulevat käyttöön maksullisten lisenssien myötä.
2. Google Drivessa on runsaasti tallennustilaa ja sitä saa lisättyä joustavasti
Kuten mainittua, kaikki Google Driven käyttäjät saavat lisämaksutta käyttöönsä viisi gigatavua tallennustilaa. Jos tarvitsee lisätilaa, käytössä olevaa tallennuskapasiteettia voi kasvattaa aina 16 teratavuun saakka. Esimerkiksi 25 gigatavua lisäkapasiteettia maksaa 2,49 dollaria (n. 1.9 euroa) kuukaudessa ja yksi teratavu 49,99 dollaria (n. 38 euroa) kuukaudessa. Lisätilaa voi siis ostaa monista muista palveluista poiketen kuukauden jaksoissa – Drive ei edellytä pitkiä vuosisopimuksia.
3. Google Drive on varmuuskopiosi pilvessä – ja omilla laitteillasi
Driven tietoturvallisuus on samaa korkeaa tasoa kuin Googlen muissakin palveluissa. Esimerkiksi yhteys käyttäjän laitteiden ja Googlen palvelinkeskusten välillä on aina suojattu SSL-tekniikalla, jota käytetään mm. verkkopankkien tietoturvallisuuden varmistamiseen.
Hyvä video Googlen palvelinkeskusten tietoturvallisuudesta löytyy täältä (Haminan datakeskus esiintyy kohdassa 0:09!)
4. Voit hakea kaikesta tallentamastasi materiaalista – myös tekstidokumenteista
Google Drivessa antaa käyttäjälle mahdollisuuden tehdä syviä hakuja omiin Driveen tallennettuihin tiedostoihin. Esimerkiksi OCR-tekniikkaa hyödyntämällä voi PDF-dokumentin muuttaa tekstitiedostoksi, jolloin tekstistä voi tehdä hakuja Google Driven sisäisen Google-haun avulla.
5. Google-dokumenteista tutut yhteistyötavat toimivat myös Drivessa
Kuten Google-dokumentteja, myös Driveen tallennettuja tiedostoja voi helposti ja turvallisesti jakaa muille käyttäjille. Tämän lisäksi mm. tekstidokumentit, esitykset ja laskentataulukot voi muuntaa Google-tiedostomuotoon, jolloin niitä voi muokata yhdessä työkavereiden tai yhteistyökumppanien kanssa.
Sisäänrakennettu versiohistoria takaa, että tiedostojen aiempia versioita on mahdollista lukea ja palauttaa. Tämä on käytännössä mainio ominaisuus, kun muokkaajia on useampia.
5+1. Google Drive tukee suoraan kolmeakymmentä eri tiedostomuotoa
Google Driveen, kuten jo aikanaan Google-dokumentteihin, voi tallentaa mitä tahansa tiedostoja. Ainoa poikkeus tähän ovat suoritettavat ohjelmatiedostot, kuten .exe ja .bat-tiedostot, jotka on kielletty tietoturvasyistä.
Uusi ominaisuus on suora tuki mm. Photoshop- ja Illustrator-tiedostoille, joita voi Google Driven avulla avata katsottavaksi suoraan selaimessa. Vaikka Photoshop olisi asennettu vain toimiston tietokoneelle, reissun päällä ollessa tiedostoja pystyy siis tarkastelemaan miltä tahansa koneelta Google Driven avulla.
Kerromme mieluusti lisää Google Drivesta! Kysy kommenteissa, klikkaa Ota yhteyttä” nappia oikeasta reunasta tai lähetä sähköpostia osoitteeseen info@gapps.fi.
Huhut kauan odotetun Google Driven ympärillä sen kuin kiihtyvät. Mikäli The Next Webin ja Gigaomin uutisointeihin on uskominen, Googlen pilvitallennuspalvelu Google Drive tullaan julkaisemaan käyttöön aivan lähiaikoina.
TalkAndroid uutisoi lisäksi saaneensa käsiinsä yläpuolella olevan kuvan, joka kertoo palvelun sisältävän peräti 5 gigatavua maksutonta tiedostojen säilytystilaa.
Google ei ole kommentoinut kuvaa tai palvelun julkistukseen liittyvää keskustelua.
Ilmestyessään Google Drive tulisi kilpailemaan voimakkaasti tiedostojen säilytyspalveluista tunnettujen Dropboxin ja Box.comin kanssa, jotka tarjoavat tällä hetkellä 2 gigatavun maksutonta säilytystilaa tiedostoilleen.
Myös yrityspuolella odotetaan malttamattomana mahdollista tulevaa julkistusta
Yritysratkaisujen puolella ollaan pitkään odotettu helppokäyttöistä ja kustannustehokasta ratkaisua organisaatioiden yhteisten tiedostojen helppoon tallentamiseen ja jakamiseen suoraan työntekijöiden tietokoneiden työpöydiltä.
Dropbox on kuluttajapuolella ollut suosittu työkalu, mutta sen tietoturvariskeistä on puhuttu pitkään, koska kansio-oikeuksien määrittely ei ole ollut yrityspuolelle tietoturvallisesti riittävää. Vastaavasti Box.com -palvelu, jossa tietoturva on ollut enterprise-tasoa lähempänä on kärsinyt korkeahkosta hinnasta.
Lukuisat yritysten yhteydenotot Gappsin suuntaan ovat kertoneet siitä tarpeesta, mikä Google Apps -työkalujen käyttäjillä on ollut jo pitkään: organisaatiot haluavat tietoturvallisen ratkaisun, joka olisi samanaikaisesti yhtä helppokäyttöinen kuin Dropbox, mutta integroituisi lisäksi myös yrityksen muihin IT-viestintäratkaisuihin. Saapuessaan Google Drive vastaisi juuri näihin tarpeisiin.
Mikä on Google Drive?
Ilmestyessään Google Drive -tallennusratkaisu yhdistäisi tiedostojen tallentamisen helppouden ja jatkuvan saatavuuden yli päätelaiterajojen. Palvelu yhdistäisi todennäköisesti muun muassa Google Dokumentit ja Googlen Picasa -kuvapalvelun yhtenäiseksi tiedostojen säilytystilaksi. Kansiopuuhun ja eri tiedostoihin olisi suora pääsy oman tietokoneen työpöydältä tai matkapuhelimesta ilman erillistä Internet-selaimen avaamista ja kirjautumista palveluun. “GDriven” integroitavuus muihin Google-työkaluihin tulisi lisäksi avaamaan uusia mahdollisuuksia ohjelmistopuolella.
Odotamme jännittyneenä, mitä julkistuksen suhteen tulee tapahtumaan ja uutisoimme asiasta lisää välittömästi, kun uutta tietoa tulee selville.
Disclaimer: Gapps Oy toimii Googlen yritysratkaisujen jälleenmyyjänä, eikä ota kantaa oheisten uutisointien aitouteen.
Kysyimme helmikuussa kahdelta asiakasyrityksellämme, miten heidän henkilökuntansa työskentely on muuttunut Google Apps -järjestelmän käyttöönoton myötä. Selvityksen tulokset olivat varsin positiiviset. Seuraavassa on viisi kiinnostavaa poimintaa kyselyn tuloksista.
Kyselyyn vastanneista 87 % oli tyytyväisiä siihen, että organisaatio vaihtoi vanhasta järjestelmästä Google Appsiin:
Google Appsien käyttöä helppona tai melko helppona piti heti käyttöönoton jälkeen 74 % vastaajista ja 91 % vuoden sisällä (3-12 kk) käyttöönoton jälkeen.
Käyttäjien kommentteja:
“Hyvin toimii! Todella käytännöllisiä työkaluja yrityksen käyttöön. Nykyaikaa.”
“Gmail-sähköposti linkittää saapuneet postit viestiketjuksi yhteen, joten aina tietää, mihin tullut viesti liittyy.”
“Se että kaikki tarvittava on samassa osoitteessa ON PARASTA ja huippu hyvä asia.”
“Hyvä järjestelmä on kyllä.”
Vastaajista 78 % kertoi oman työteon tehostuneen Google Appsien käyttöönoton myötä ja 84 % koki myös organisaation sisäisen viestinnän tehostuneen.
Käyttäjien kommentteja:
“Sähköpostien lajittelu eri kansioihin on helppoa, joten sitä olen ryhtynyt tekemään. Näin ollen viestit ovat nätisti omissa ryhmissään ja tietää mistä mitäkin viestiä etsii.”
“Pikaviestimessä (chatissa) voi kysyä pientä asiaa ja siihen saa heti vastauksen työkaverilta.”
“Kalenteri ja tehtävälista, kaikki kulkee puhelimessa mukana ja saan helposti kutsuttua muita kokoukseen ja kalenterikutsuun saa liitettyä asialistan.”
Vastaajista 59 % mainitsi Googlen Dokumentit-palvelun käytön nopeuttaneen työskentelyä ja 63 % kertoi muutoksen lisäksi vähentäneen liitetiedostojen lähettämistä.
Käyttäjien kommentteja:
“Turhat liitetiedostot ja niiden edestakainen lähettäminen on jäänyt pois. Nyt kaikki voivat tehdä korjauksensa samaan tiedostoon, tieto päivittyy reaaliajassa ja siitä ei erikseen tarvitse ilmoitella kenellekkään.
“Dokumentit helpottavat tiedonvaihtoa ja esim. palaveriasialistojen tekemistä. Asiat saadaan välittömästi alulle, kun jo palaverissa avataan dokumentti jatkotyöstöä varten.”
“Dokumentit on näppärä työkalu hajautetussa organisaatiossa. Sillä on esimerkiksi helppo välttää ylimääräisiä eri vaiheessa olevia liitetiedostoja.”
89% vastaajista kertoi, että heillä ei ollut muutoksen jälkeen ikävä edellistä sähköposti- ja kalenterijärjestelmää.
Käyttäjien kommentteja:
“Ihan mielettömän ihanaa, että nyt on kaikki samassa paikassa. Ei todellakaan ole ikävä edellistä järjestelmää. Ei tod.”
“Se on kätevää, että nyt useampi toiminto on yhden ohjelman alla, eikä tarvi monia salasanoja ja kirjautumisia.”
“Sähköposti ja kalenteri synkronoivat todella hyvin tietokoneen ja matkapuhelimen välillä. Tämä ei toiminut hyvin Microsoft Outlookin kanssa.”
Lähes puolet vastaajista kertoi muutoksen Google Appseihin
- helpottaneen sähköpostien lähettämistä sekä tietokoneella että matkapuhelimella
- lisänneen työssä viihtymistä
- vähentäneen tietoteknisiä ongelmia
Käyttäjien kommentteja:
“Erittäin hyvä ja toimiva työkalu. Mikä tärkeintä synkronoi äärimmäisen tehokkaasti IPhonen kanssa. Verkossa toimiminen monipuolistaa omalta osaltaan työskentelyä.”
“Pystyn käyttämään sähköpostia ja osin myös dokumentteja mobiilisti, mikä on helpottanut selvästi työtäni. Lisäksi olen askeleen lähempänä paperikalenterista luopumisesta kalenterin ja dokumenttien mobiilikäytön ansiosta.”
“Paras keksintö siivutetun leivän jälkeen, if you ask me.”
“+++++”
Osa vastaajista mainitsi lisäksi muutoksen säästävän heiltä noin 30-60 minuuttia kuukaudessa työaikaa siitä syystä, että heidän ei tarvitse enää poistaa saapuneita viestejä suuremman sähköpostilaatikon koon vuoksi. Myös käyttäjäkoulutusten merkitystä käyttöönoton yhteydessä pidettiin tärkeänä.
Kysely toteutettiin urheilupohjallisia valmistavalla Footbalancella sekä Viittomakielialan Osuuskunta Vialla. Kysely lähetettiin 130 käyttäjälle ja vastauksia siihen tuli yhteensä 53 kappaletta. Vaikka otos kyselyssä on pieni, antavat tulokset kuitenkin suuntaa siitä, miten tyytyväisiä käyttäjät ovat olleet. Oli positiivisesti yllättävää, miten suuri vaikutus uudella järjestelmällä voi olla työtyytyväisyyden ja työtehokkuuden kehittymiseen.
Gappsin toimitusjohtaja ja tekninen selkärankamme Antero Hanhirova riensi TDC:n apuun ja kirjoitti kolumnin älykkäästä työnteosta TDC Business -asiakaslehteen. Tekstissään Antero sivuaa viime aikaisia IT-trendejä kuten kuluttajistumista sekä pilvipalveluiden esiinmarssia – sekä luonnollisesti muistaa menneen ajan historiallisia harmeja kuten ylitäysiä sähköpostilaatikoita ja yhteensopimattomia tiedostoja.
Anterolla on pitkä kokemus Google Apps -projektien suunnittelemisesta sekä toteutuksesta ja hän on yksi Suomen ensimmäisiä Google Apps Certified Deployment Specialist -tutkinnon suorittaneita asiantuntijoita. Kannattaa lukaista kolumni täältä!
Koska avoin lähdekoodi on mukavaa ja pyörän keksiminen uudestaan on harvinaisen tylsää, tässä muutama rivi koodia jolla pystyy helposti luomaan Google Sivustoihin yrityksen puhelinluettelon.
Koodinpätkä toimii spreadsheetin takaa. Voit kopioida tämän ja käyttää omiin tarkoituksiisi. Spreadsheet löytyy täältä.
Kopioi spreadsheet itsellesi ja avaa ohjelman muokkaustyökalu. Lisää koodiin oma domainisi, sivustosi sekä sivu, jolle haluat luoda puhelinluettelon (rivi 7).
Mikäli muutat koodia, Gapps ei voi taata sen toimivuutta. Lisäksi mikäli muutat koodia, ethän poista alkuperäisen ohjelmoijan tietoja.
In English:
You can copy the phonebook script generator from this link. Just save the spreadsheet as a copy and make the necessary changes. If you make changes to the code I cannot guarantee that the code works. Also be nice.. do not remove the author from the code 
// EDIT //
Päivitin koodia sisältämään henkilötietomuokkaimen, sekä suorittamaan tietojen päivittämisen nopeammin. Mikäli käyttäjä on jo olemassa ja tietoja vain päivitetään, sivun päivitys kestää 100 käyttäjällä n. 6 sekuntia. Täysi päivitys kestää n. 50 sekuntia.
Koodi toimii seuraavasti:
1. Spreadsheetilta tieto tallennetaan muistiin (c1-c5)
2. Spreadsheetin jokainen rivi käydään läpi
3. Rivit jaotellaan kolmen sarakkeen ryhmiin
4. Jokainen spreadsheet rivi luo inkrementaalisesti HTML-koodia
5. Koodi luodaan toiselta välilehdeltä, jossa avainsanat korvataan henkilötiedoilla
6. HTML -koodi tarkistetaan ja lähetetään Google Sivustoihin
Alkuasetelma:
Lopputulema:
Esimerkkimuokkain:
Google ilmoitti eilen, että Google+ on nyt käytössä myös Google Apps -yrityskäyttäjillä. Google+ on jo aiemmin mahdollistanut yksityishenkilöille ideoiden, linkkien ja statuspäivitysten jakamisen eri tuttavapiirien kesken sekä videoneuvottelujen ja chattien järjestämisen kavereiden kanssa. Päivityksen myötä tämä mahdollisuus tulee myös nk. enterprise-puolelle eli yrityskäyttäjien saataville.
Uudistus on merkittävä, sillä nyt yrityskäyttäjät voivat avata oman Google+-profiilinsa työsähköpostiosoitteensa alle. Tällöin Hangout-videoneuvottelu, piirit ja muut Google+-toiminnot ovat turvallisesti käytettävissä yrityksen oman Google Apps -domainin alla. Samalla työkavereiden yhteystiedot on listattu osoitekirjaan valmiiksi, joten esimerkiksi Hangoutin voi avata vaikka heti.
Yrityskäyttäjät saavat käyttöönsä myös lisäominaisuuksia, kuten mahdollisuuden Google-dokumenttien työstämiseen yhdessä videoneuvottelun aikana. Screenshare-toiminnolla käyttäjä voi jakaa ruutunsa näkymään muille samaan videoneuvotteluun osallistuville.
Jos tahdot Google+:n käyttöön Google Apps -domainisi alla, otathan yhteyttä meihin osoitteessa tuki@gapps.fi. Teknisellä vastaavallamme Anterolla on Google+ erittäin hyvin hanskassa jo nyt!
Google lupaa, että palvelun lisäominaisuuksia on tulossa käyttöön pikapuoliin, joten kaikki tämä on varmasti vasta alkua. Gappsin väki taitaa juhlistaa viikonlopun alkua pian Google+:n Hangoutissa!